Strukturiert bessere Entscheidungen treffen

Unternehmen und Organisationen stehen heute vor einer Vielzahl an Möglichkeiten, ihre Produkte und Dienstleistungen weiterzuentwickeln und neue Kundengruppen und Märkte zu erschliessen. Hierfür steht eine Vielzahl an neuen Technologien und global verfügbarer Ressourcen und Knowhow zur Verfügung. Innovative Unternehmen kombinieren diese Möglichkeiten geschickt, um gänzlich neue Geschäftsmodelle zu gestalten und krempeln teilweise ganze Branchen um. Prominente Beispiele hierfür sind die Personenbeförderung (Uber), das Hotelgewerbe (Airbnb) oder die Fotowirtschaft (z.B. Apple, Samsung).


Für etablierte Unternehmen reicht es allerdings nicht aus, nur diese neuen, agilen Mitbewerber im Auge zu behalten. Auch die Bedürfnisse der Konsumenten ändern sich laufend. Sie sind kritisch und bestens informiert. Sie erwarten Einfachheit, guten Service auf allen Kanälen, kurze Reaktionszeiten und faire Preise bei grösstmöglicher Transparenz.


tzlich beeinflussen die sogenannten Mega-Trends immer stärker die Anforderungen der Kunden. Künstliche Intelligenz, Klimaveränderung, Globalisierung oder die Alterung der Gesellschaft - um nur wenige zu nennen - werden mittel- bis langfristig unsere Art zu leben und zu wirtschaften auf den Kopf stellen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich nicht mehr nur aus freien Stücken weiterentwickeln können. Sie müssen sich laufend anpassen, um langfristig erfolgreich bleiben zu können.


Die Herausforderungen von Entscheidungsträgern


Dies stellt die Führungskräfte und Mitarbeitenden in Unternehmen vor grosse Herausforderungen. Denn sie müssen eine Vielzahl an Entscheidungen in einer zunehmend komplexen, dynamischen und vernetzten Welt treffen. Ausgestattet mit einem nach wie vor auf das Leben in der Savanne angepassten Gehirn, behindern diese vielen Entscheidungsalternativen jedoch unseren gesamten Entscheidungsprozess. Hinzu kommt, dass unklare Zielsetzungen dazu führen, dass Menschen nicht wissen, an welchen Vorgaben sie ihre individuellen Entscheidungen ausrichten sollen. Und als ob das nicht herausfordernd genug wäre, wollen bei der Entscheidungsfindung unterschiedliche Stakeholder mit individuellen Zielen, Meinungen und Wünschen berücksichtigt werden.


In der Vergangenheit konnten sich Entscheider auf zuverlässige Standardabläufe und Faustregeln für einfache Entscheidungen verlassen. In einer immer komplexeren Welt wird es allerdings ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein, wie schnell und flexibel Mitarbeitende und damit Unternehmen auf rasch ändernde, äussere Entwicklungen reagieren können. Hierfür braucht es angepasste Entscheidungsprozesse, die es Führungskräften ermöglichen, kurzfristig auf Probleme und Chancen zu reagieren und notfalls zu improvisieren.


Die Zielhierarchie ist Grundlage für bessere Entscheidungen


Voraussetzung für diese Flexibilität ist eine klare Unternehmensstrategie. Sie definiert die übergeordnete Zielsetzung und legt die grundsätzliche Marschrichtung eines Unternehmens mit den wesentlichen Massnahmen fest. Dies ergibt stets eine Vielzahl untergeordneter Zielsetzungen, welche anhand dreier Prioritäten eingeteilt werden können: kritisch, wichtig und wünschenswert.

  • Kritisch sind solche Ziele, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne unter allen Umständen erreicht werden müssen. Entsprechende Initiativen müssen unbedingt Zugriff auf die zur Zielerreichung notwendigen Ressourcen haben. Ansonsten wird die Initiative scheitern.

  • Wichtige Ziele haben einen signifikanten, positiven Einfluss auf die Leistung des Unternehmens. Der Zeit- und Ressourcenbedarf sind hier etwas flexibler. Bei geringerem Ressourceneinsatz dauert die Zielerreichung einfach entsprechend länger, das Ziel wird jedoch früher oder später erreicht.

  • Bei wünschenswerten Zielen hingegen sind sowohl Ressourcen als auch die Zeit sehr variabel. Die Organisation wünscht sich zwar ein Ergebnis, kann oder will aber nicht unbedingt die erforderlichen Ressourcen über einen bestimmbaren Zeitraum hinweg einsetzen. Die Auswirkungen nicht erreichter, wünschenswerter Ziele sind dabei überschaubar.

Diese Zielhierarchie ist die Grundlage für die Ableitung geeigneter Massnahmen und der Priorisierung der dafür erforderlichen Ressourcen. Je klarer die strategischen Ziele und die Priorität der jeweiligen Unterziele sind, desto besser können Mitarbeiter ihre Entscheidungen davon ableiten und ihre Ressourcen fokussieren. Welche Methoden sind geeignet, um schnell und wirkungsvoll im Sinne der übergeordneten Unternehmensziele zu entscheiden? Wie kann dabei die Komplexität von Entscheidungen reduziert werden? Und welche Möglichkeiten gibt es, Entscheidungen transparent zu machen und dadurch breit im Unternehmen abzustützen?


Mit der Eisenhower-Matrix zu schnellen Entscheidungen


Eine der vor allem im Zeitmanagement angewandten Methoden ist die sogenannten Eisenhower Matrix. Das Verfahren kann bei begrenzten Ressourcen für eine erste Triage angewandt werden. Die zu priorisierenden Aufgaben werden in einer Matrix mit den beiden Achsen Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet. Je nach Quadranten ergeben sich daraus verschiedene Prioritäten.

Beispiel einer Eisenhower-Matrix
Beispiel einer Eisenhower-Matrix

Je nach Anwendungsgebiet lässt sich die Eisenhower Matrix mit verschiedenen Kriterien anwenden. Beispielsweise können die Dimensionen Wertschöpfung und Komplexität verwendet werden oder Kosten und Nutzen. Die Priorität verschiebt sich entsprechend.


Für eine erste, grobe Priorisierung eignet sich die Eisenhower Matrix sehr gut. Allerdings reicht es bei komplexen Entscheidungen häufig nicht aus, diese nur anhand zweier Dimensionen zu treffen. Zudem verlassen sich die Entscheidenden oftmals sehr auf ihr begrenztes Wissen und ihre individuelle Erfahrung, welche immer auch von ihren kognitiven Verzerrungen beeinflusst werden. Hinzu kommen persönliche Zielsetzungen des Entscheidenden, sowie Gruppendynamiken in der Organisation.


Komplexe Entscheidungen mit der Scorecard vereinfachen


Eine neutrale und nüchterne Priorisierung im Sinne des Unternehmens wird durch individuell Entscheidende also erschwert. Dies kann durch die Evaluation und Priorisierung in einem interdisziplinären Team mit Hilfe einer Scorecard optimiert werden. Eine Scorecard beinhaltet mehrere Wertkriterien, anhand derer ein Ziel oder eine Massnahme von jedem Teammitglied auf einer numerischen Skala bewertet wird. Die jeweilige Summe der Wertkriterien ergibt einen Wert, welcher die Einschätzung innerhalb der Gruppe repräsentiert. Die Werte können zum Schluss in einer Grafik visualisiert werden.

Beispiel einer Scorecard
Beispiel einer Scorecard

Der Umfang einer Scorecard kann beliebig erweitert werden. So lassen sich Massnahmen beispielsweise anhand Ihres Strategiebeitrags, Ihres Marktpotentials und ihrer Durchführbarkeit bewerten. Im Idealfall können diese Bewertungskriterien direkt von der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.


Die Bewertungskriterium können zusätzlich gewichtet werden, um strategische Schwerpunkte zu berücksichtigen. Allerdings macht dies die Scorecard komplexer, weshalb der Nutzen einer Gewichtung gut überlegt sein sollte.


Ebenfalls können Bewertungskriterien wiederum ein Sub-Set spezifischer Kriterien beinhalten. Je nach Komplexität einer Entscheidung kann dies notwendig werden. Allerdings gilt auch hier, dass mehr nicht unbedingt besser bedeutet.


Die Entscheidungskompetenz unterschiedlicher Unternehmensbereiche können ebenfalls durch eine Gewichtung der jeweiligen Bewertung berücksichtig werden. Beispielsweise können bei einer Entscheidung über eine IT-Applikation sicherheitsrelevante Kriterien wichtiger sein als das Look & Feel der Applikation.


Dem Risiko einer Beeinflussung der Entscheidung durch soziale Hierarchien im Team ("Ich stimme genauso wie mein Chef.") kann durch eine anonyme Bewertung entgegnet werden. So können alle Bewertungen gleichberechtigt in die Entscheidungsfindung einfliessen. Wenn das Ergebnis jedoch nicht eindeutig ausfällt, braucht es den finalen Entscheid durch einen einzelnen Entscheidungsträger.

Der Nutzen einer Scorecard


Der grösste Mehrwert einer Scorecard liegt erfahrungsgemäss in der Erkenntnis, wo in einer Gruppe unterschiedliche Wahrnehmungen und Einschätzungen für eine Entscheidung vorliegen. Denn diese Abweichungen sind ein guter Indikator, wo es noch Diskussionsbedarf gibt oder Informationen fehlen. Darüber hinaus bietet eine Scorecard weitere Vorteile:

  • Die Scorecard ist ein leicht verständliches und in der Anwendung einfaches Werkzeug zur Priorisierung durch eine Gruppe.

  • Das Verfahren kann langwierige Diskussionen verkürzen und ermöglicht systematische und schnelle Entscheidungen.

  • Die Entscheidenden müssen die Wertkriterien gemeinsam festlegen. Partikularinteressen lassen sich so schwieriger durchsetzen und erhalten ein geringeres Gewicht bei Entscheidungen.

  • Jede Zielsetzung oder Massnahme wird nach übereinstimmenden Kriterien eingeschätzt. Dies sorgt für Neutralität und Transparenz bei der Entscheidungsfindung.

  • Der Entscheidungsprozess ist einfach wiederholbar, falls neue Erkenntnisse oder Veränderungen dies erfordern.

  • Das Offenlegen der Entscheidungskriterien hilft Mitarbeitern zu verstehen, wie sie zum Erfolg des Unternehmens oder der Organisation beitragen.

  • Vorhaben lassen sich der Erfüllung von kritischen, wichtigen und wünschenswerten Zielen zuordnen.

Zusammenfassung


Eine zunehmend herausfordernde Umwelt erfordert transparentere, schnellere und breiter abgestützte Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen als bisher. Der Schlüssel hierfür ist ein strukturierter Entscheidungsprozess, welcher verschiedene Sichtweisen berücksichtigt. Entscheidungshilfen wie die Eisenhower-Matrix oder die Scorecard sind geeignete Werkzeuge, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie sind dabei weniger als statistisch fundierte, sondern vielmehr kommunikative Werkzeuge zu betrachten. Denn ihre gemeinsame Anwendung erfordert, dass sich Teams intensiv über die Unternehmensziele und entsprechende Kriterien bei ihren Entscheidungen austauschen müssen. Dadurch werden Entscheidungen transparenter, breiter abgestützt, und unterstützen insgesamt besser die übergeordneten Ziele von Unternehmen und Organisationen. Falls Sie vor der Herausforderung stehen, die Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu optimieren, berate ich Sie und Ihre Mitarbeitenden gerne bei der Anwendung strukturierter Entscheidungshilfen. Kommen wir hierfür ins Gespräch!


Weblinks